Mise en place d’un système de gestion documentaire moderne pour Bell Helicopter, chef de file dans la fabrication d’hélicoptères commerciaux et militaires.
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Année2012
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Secteur d’activitéAerospatiale & Aeronautique
Statistique
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400000Documents migrés
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4Sites avec 3 technologies
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19000Documents envoyés dans Alfresco
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1Partenaire, Ephesoft
Enjeux
En 2012, Bell Helicopter a fait appel à Savoir-faire Linux pour initier le remplacement de son application de gestion documentaire.
Bell Helicopter recherchait une solution efficace de gestion documentaire pour ses départements ressources humaines et médical afin de permettre à une vingtaine d’utilisateurs de passer au numérique. Cette nouvelle application, en plus de répondre aux besoins fonctionnels identifiés par l’entreprise, devait également respecter le budget fixé.
Ce futur système devait répondre à des obligations légales d’archivage permanent de documents, passant ainsi d’un système de stockage physique à une solution électronique sécurisée.
Solutions
Suite à une analyse approfondie des besoins par l’équipe Savoir-faire Linux, les solutions Alfresco Community et Ephesoft Entreprise ont été retenues. Ce nouveau système de gestion documentaire permettra à l’entreprise de :
- gérer l’ensemble des documents de l’entreprise, suivant une nouvelle nomenclature, une nouvelle arborescence et une nouvelle structure de fichiers
- gérer les versions et permissions
- gérer les documents numérisés avec Ephesoft
- importer des données en lot
Dans le cadre de ce mandat, l’équipe projet de Savoir-faire Linux a également accompagné Bell Helicopter en :
- offrant un support technique
- intégrant les solutions Alfresco Community et Ephesoft
- accompagnant les utilisateurs à gérer le changement
- animant des ateliers de formation aux utilisateurs
- préparant et livrant la documentation de cette nouvelle solution de gestion documentaire aux administrateurs et utilisateurs
Technologies
Impacts
La mise en place d’Alfresco a permis d’augmenter la productivité en réduisant drastiquement le temps nécessaire pour trouver un document. Lors de la phase d’implémentation initiale, Bell Helicopter a migré 400 000 documents. Depuis le lancement de cette solution, 19 000 nouveaux documents ont été envoyés dans Alfresco.
Cette solution a également permis l’entreprise de se conformer aux obligations légales de stockage et de gestion de documents. Quatre sites ont été mis en place : médical, ressources humaines et deux sites pour la numérisation.
Grâce à ce nouveau système de gestion de documents, Bell Helicopter a pu réaliser de nombreuses économies au niveau de ses frais de stockage de documents. L’entreprise envisage désormais de déployer cette solution dans d’autres filiales.